Назад к списку

Договор с рестораном

Сегодня поговорим о том, к чему нужно отнестись с особым вниманием – о подписании договора и согласовании условий!
Начнем с того, что пока между вами и банкетным менеджером идут только лишь разговоры – никто никакой ответственности не несет! Расценки и условия могут измениться, а об обещанной скидке просто забудут! 
Поэтому все ключевые обещания, перед подписанием договора, лучше фиксировать в электронной переписке.И еще – желательно все переговоры по условиям, меню и оплате вести с одним и тем же менеджером! Даже если вас пытаются убедить, что « у нас все ответственны за всё», и информацию они передают друг другу – общайтесь только с одним человеком! Так вам не придется по несколько раз объяснять, какое у вас планируется мероприятие и о чем вы уже договорились. 

В идеале – Банкетный менеджер должен стать вашим союзником и максимально быстро отвечать на вопросы. И если вдруг это не так – тогда у вас есть два варианта! 
Первый – обратиться к руководству и попросить заменить менеджера. Правда, часто это оказывается невозможным. 
И тогда есть второй вариант, более надежный – заручиться поддержкой свадебного организатора. Потому что общаться и дружить с банкетными службами – это как раз его работа. Если, конечно, организатор профессиональный. 
Перейдем к самомУ договору - и здесь как раз возникают сложности. У разных площадок совершенно разные договорные конструкции. У кого-то они понятные, лаконичные и четкие, а у кого-то – многостраничные документы, причем в суть многих пунктов ИНОГДА не вникают даже сами банкетные менеджеры.Кроме того, условия в таких договорах довольно жесткие и в большинстве случаев ни на какие изменения , смягчения , переформулировки условий - рестораны не идут. Выходит, что нужно либо принимать условия, либо искать другое место.Наш опыт показывает – имея информацию о репутации и отзывы о ресторане, бояться таких договоров не стоит. 
Главное – чтобы вам были понятны ВСЕ УСЛОВИЯ проведения, стоимость банкета и все пункты договора ДО его подписания.Опять же, если не все условия удалось отразить в договоре, старайтесь фиксировать все договоренности в электронной переписке. Не стесняйтесь переспрашивать, чтобы понять смысл ВСЕХ пунктов договора и область своих рисков. Просите все разъяснить (я повторюсь) по электронной почте. А если у вас есть опытный организатор – пусть он тоже прочтет договор. Если нет – покажите документ знакомому юристу ! пусть он вам укажет на пункты, которые вызывают у него сомнения.И еще один важный момент, чтобы вы не пугались! 
Не всегда документ, который регулирует ваши с рестораном отношения, называется ДОГОВОР. 
Например, в Москве есть очень популярное свадебное заведение, у которого несколько документов с условиями, но ни один из них нельзя назвать договором. Это заявки, заказы, сметы и так далее. И тем не менее, за 5 лет сотрудничества с этим рестораном, мы не столкнулись ни с одной проблемой.С другой стороны, если ресторан неизвестный и вам говорят, что «договора у нас нет», то риски принятого решения лягут на вас. Поэтому даже если директор такого заведения – хорошая знакомая вашей тети, все равно пропишите все основные договоренности на бумаге. 
Чтобы никто не забыл, о чем вы договорились. 
Что же касается основных условий , то в договоре обязательно должны быть отражены:Дата, место проведения, название зала, время начала и окончания банкета, время для подготовительных работ и демонтажа. Также уточните возможность продления банкета и стоимость этой услуги.Кроме того, в зависимости от конкретного места, в договор может быть включен список дополнительных платежей (или зафиксируйте это отдельно). Подробнее об этом можно узнать в ролике про «стоимость банкета и Скрытые доплаты-неочевидные платежи».Обратите внимание на СРОКИ внесения платежей по договору и условия, при которых зал считается забронированным.Расскажу вам реальную историю, которая произошла с одной нашей клиенткой:К нам обратилась невеста за 3 недели до свадьбы с просьбой экстренно найти ресторан. До этого дня она была уверена, что та площадка, которую они нашли заранее, забронирована! Потому что договор уже подписан, а меню согласовано. Единственное, она на Два дня просрочила платеж. И это послужило поводом к расторжению договора по инициативе ресторана. И формально ресторан был прав – в договоре было прописано такое условие. Хотя чисто по-человечески – менеджер ресторана могла бы позвонить и напомнить, что наступает срок оплаты. Но , скорее всего, у них просто появился более интересный заказчик, и они предпочли дождаться нарушения условий клиентом - чтобы отказать ему на законных основаниях.Если с вами работает наш организатор – такая ситуация исключена. Все помнить , фиксировать и вам напоминать - это работа организатора. Если Вы занимаетесь подготовкой самостоятельно - то составьте для себя график действий по договору , поставьте напоминалки- будильники в телефон – чтобы не пропустить важные сроки согласований и оплат.Согласованное меню также должно войти в приложение к официальному договору. Его окончательное утверждение обычно происходит за несколько недель до свадьбы. И в какой конкретно день это произойдет - тоже должно быть прописано в договоре. Еще важно понимать – в какие сроки вы можете изменить заказ по количеству персон и есть ли вообще возможность уменьшать или увеличивать заказ. 
Перед окончательным подписанием договора нужно прояснить еще ряд моментов: 
 Первое – это перечень продуктов и напитков, которые вам разрешат принести с собой и на каких условиях 
 Второе – можете ли вы пользоваться холодильником для торта и ваших продуктов 
 Третье – количество официантов, которые обслуживают гостей (комфортное их количество устанавливайте из расчета не менее 1 официанта на 10 гостей). 
 Четвертое – обсудите развлекательную программу, а конкретно – использование предметов и элементов, которые потребуют дополнительной уборки. Например, битье бокалов в зале, конфетти, фейерверк, запуск шаров во дворе и прочееПятое - еще раз уточните все скидки и бонусы, которые вам обещали во время переговоров. Если к моменту подписания договора о них забудут – покажите электронную перепискуНу и главное – ВАМ должна быть понятна полная стоимость всех услуг, с учетом дополнительных, без которых невозможно организовать свадебный банкет в выбранном вами месте. Количество этих доп услуг, а значит и расходов, зависит от конкретного места и его формата. Шатер это или ресторан, лофт или коттедж. Особенностям разных форматов посвящен отдельный ролик на нашем сайте .Подписывая договор, обратите внимание на раздел «Обязательства». Во нем, например, за отказ от банкета заказчик обычно обязан возместить ресторану значительную часть всей стоимости заказа! (поэтому обязательно уточните варианты отказа от брони и сроки, в которые их можно сделать с наименьшими для себя потерями) попытайтесь настоять, чтобы в документ внесли такие же санкции для самого ресторана – это остановит администрацию от искушения согласиться на более выгодное предложение, чем ваше. Вообще, хорошие рестораны, которые ценят свою репутацию, не бросают своих клиентов и случаи отмены мероприятия по их инициативе - настоящий форс - мажор. .. Пару лет назад, был случай, когда забронированный под корпоративное мероприятие ресторан был вынужден отказаться от мероприятия буквально за неделю, по очень уважительной причине - но они предоставили замену клиентам - другой ресторан за те же деньги, но классом выше. 
Помимо всех условий, обязательно фиксируйте документально факт передачи денег! Вот это очень важный момент. Это должен быть официальный документ с печатью - приходный кассовый ордер, или кассовый чек с четкой формулировкой назначения платежа - если это оплата наличными средствами, или квитанция об оплате или платежное поручение - если оплата безналичная.И ПОМНИТЕ - Перед тем, как поставить подпись, внимательно прочтите документ. Даже если вы его уже 100 раз согласовали почтой. В нем могут появиться новые пункты, о которых вам в суматохе забыли сообщить.Правильно составленный и понятый до последнего пункта договор - гарантия, что в этом ресторане на свадьбе вам будет только «сладко».    
// Ресайз iframe-а фримиум баннера